Organizacja eventu w namiocie imprezowym krok po kroku

Organizowanie eventów jest prawdziwym wyzwaniem. Składa się z wielu etapów, a wszystko zaczyna się od pomysłu. Gdy pierwszy krok został już wykonany, czas na kolejny, czyli planowanie, które ma zasadnicze znaczenie dla powodzenia przedsięwzięcia. Udana impreza to skrupulatnie zaplanowana impreza. W przypadku tych odbywających się w sezonie letnim zdecydowana większość to wydarzenia plenerowe. Kluczowym elementem w przypadku organizacji imprez na świeżym powietrzu jest odpowiedni dla wydarzenia namiot.

Jaki namiot wybrać?

Przede wszystkim należy postawić na jakość. I nie chodzi tylko o aspekt estetyczny, lecz także o bezpieczeństwo. Namiot imprezowy powinien mieć solidny stelaż odporny na wygięcia. Trzeba zwrócić uwagę na jego kotwiczenie. Nawet przy pięknej pogodzie konstrukcja musi być zabezpieczona przed poderwaniem przez wiatr. Służą do tego kotwice oraz obciążniki. Inną ważną kwestią przy wyborze namiotu jest jego wielkość. Ten parametr powinien być wybierany zgodnie z przewidywaną liczbą uczestników oraz planowaną aranżacją jego wnętrza. Pamiętajmy, by zdecydować się na model wykonany z materiałów odpornych na silne opady deszczu i działanie promieni słonecznych; warto także zawrócić uwagę na możliwość zamontowania ogrzewania czy klimatyzacji.

Jak przygotować event plenerowy?

Jeżeli całość wydarzenia ma odbywać się w namiocie, wszystkie elementy infrastruktury muszą znaleźć się pod jego dachem. Ważne jest, aby działania wykonywać w odpowiedniej kolejności. Najpierw powinny być instalowane elementy największe, które stanowią punkty odniesienia. Najlepiej zacząć od ustawienia podestów scenicznych, na których będzie się odbywać część oficjalna czy występy artystyczne. Wskazane jest, żeby scenę montować na końcu namiotu pośrodku krótszego boku. W ten sposób wydzielana jest przestrzeń przeznaczona dla obsługi i artystów, co jest istotne również ze względu na bezpieczeństwo. Kolejny etap to montaż sprzętu nagłośniającego oraz zaaranżowanie stanowiska DJ-a. Dodatkowo, jeśli wymaga tego charakter imprezy, instalowany jest sprzęt audiowizualny. W przypadku imprez przewidzianych do późnych godzin nie można zapomnieć o odpowiednim oświetleniu. Reflektory i lampy najlepiej umieszczać na poziomych elementach stelażu oraz na rurkach pod dachem, tak aby znajdowały się na odpowiedniej wysokości. Jeśli w programie przewidziane są tańce, należy wydzielić przed sceną odpowiednio dużą przestrzeń, która powoli gościom na swobodną zabawę – jeśli rozstawiamy namiot na nierównej powierzchni, pamiętajmy o rozłożeniu parkietu. Następny etap to ustawianie stolików i krzeseł. Należy pamiętać, że odległość między nimi powinna wynosić przynajmniej dwa metry, tak aby dostęp do był nieutrudniony. Na koniec należy zostawić montaż elementów związanych ze scenografią. W przypadku namiotów najczęściej stosuje się dekoracje balonowe, kwiaty czy girlandy.

Zorganizowanie eventów, choć nie łatwe, jest bardzo satysfakcjonujące. Widok świetnie bawiących się gości wynagradza trud wielogodzinnych przygotowań. W przypadku imprez plenerowych namiot stanowi centrum wydarzeń. Warto dołożyć wszelkich starań, aby jego aranżacja była nie tylko funkcjonalna, ale również atrakcyjna dla gości.